ВЫЗОВ НАСТРОЙЩИКА АТС
07.06.2016 1 619 0

Виртуальная АТС: 3 инструмента для круглосуточного приёма звонков

Для бизнеса пропущенные целевые звонки – это потерянные клиенты. Виртуальная АТС позволяет принимать входящие звонки даже в нерабочее время. Поговорим о том, как это сделать.

 

В России с её девятью часовыми поясами приём звонков клиентов в нерабочее время является актуальной проблемой для бизнеса. Входящий вызов может поступить, когда в вашем офисе уже никого нет. При этом у звонящего потенциального клиента будет самый разгар рабочего дня. В результате перспективный заказчик потерян, он уже набирает номер конкурента.

Существует два варианта решения проблемы:

  1. Перевести офис в круглосуточный режим работы и нанять дежурных менеджеров;
  2. Воспользоваться виртуальной АТС, а именно её следующими функциями: детализацией звонков, голосовым меню (IVR) и переадресацией вызовов.

Рассмотрим, как именно обеспечить круглосуточный приём целевых звонков с помощью виртуальной АТС и без привлечения в штат дежурных менеджеров.

Для справки:
Виртуальная АТС – «облачный» сервис от провайдера IP-телефонии. Абонент использует функции АТС на любом устройстве с выходом в интернет, а физическое оборудование при этом находится у провайдера.

Детализация звонков поможет понять проблему

Прежде всего, необходимо выяснить, сколько потенциальных клиентов звонят вам в нерабочие часы и насколько регулярны такие вызовы. Сделать это позволяет функция детализации звонков.

Для справки:

Детализация звонков – функция учёта звонков для всех ваших номеров. Статистика содержит информацию о дате, продолжительности и стоимости переговоров, а также номера, с которых сделаны или приняты звонки.

Полученные данные позволяют выбрать оптимальный способ обработки входящих вечерних и ночных вызовов.

Допустим, входящие звонки в нерабочее время носят нерегулярный характер и их количество невелико. В этом случае достаточно правильной настройки голосового меню (IVR).

Голосовое меню (IVR): автоматическая обработка входящих

Для справки:
Голосовое меню IVR – инструмент записи и прослушивания сообщений по принципу автоответчика. Следуя подсказкам, звонящий без участия операторов в режиме тонального набора выбирает нужное действие.

Запишите голосовое приветствие с краткой презентацией компании специально для звонков в нерабочее время. Если некоторые из ваших услуг не требуют немедленного участия оператора, их можно добавить в ночной сценарий голосового меню (IVR).

template_content

Пример:

Вас приветствует ЗАО «V-кредит» – срочные кредиты без залогов и поручителей. Чтобы узнать условия получения срочного кредита, нажмите 1. Для получения информации о дате и сумме следующего платежа, нажмите 2. Для связи по другим вопросам оставьте голосовое сообщение после сигнала, наш представитель свяжется с Вами в рабочее время. Мы работаем с 10.00 до 19.00 по московскому времени. Спасибо.

Теперь предположим, что каждую ночь до вас пытается дозвониться много клиентов. В этом случае разумно подключить к обработке вызовов специалиста. Однако ему совершенно необязательно находиться в офисе в нерабочие часы. На помощь приходит функция переадресации вызовов.

Переадресация вызовов – помощник менеджера в любое время

template_content_2

Для справки:
Переадресация вызовов – функция перевода входящего звонка с офисного номера на другой телефон. Например, на номер филиала в другом регионе или домашний/мобильный номер сотрудника.

Если у вашей компании есть филиалы в городах с разными часовыми поясами, просто настройте переадресацию звонков на работающие в разное время офисы. Если же нет, попросите менеджеров отвечать на звонки в свободное время с их личных гаджетов. Разумеется, сотрудников придётся заинтересовать, но это значительно выгоднее, чем расширять штат и оплачивать счета офиса за расходы электричества в ночное время.

Подводим итоги

Чтобы не упускать клиентов и не дарить их конкурентам, обрабатывать входящие звонки необходимо круглосуточно. Одним из наиболее удобных и выгодных инструментов для этого является виртуальная АТС YouMagic.Pro, включающая функции детализации звонков, голосового меню (IVR) и переадресации вызовов в базовой комплектации бесплатно.

Предлагаем вам испробовать функционал виртуальной АТС YouMagic.Pro в ходе недельного бесплатного теста. В подарок – прямой городской номер, номер 8-800 и 5 часов IP-телефонии.

Теги: #Идеи для бизнеса