ВЫЗОВ НАСТРОЙЩИКА АТС
11.03.2015 868 0

Что такое офисная АТС

С ростом объёмов делового общения вопрос о его цене и качестве становится приоритетным для каждой компании. Оптимальное решение – создание собственной автоматической телефонной станции, адаптированной под потребности конкретного предприятия или организации.

Содержание

  1. Вместо тысячи…сотрудников
  2. Для чего нужна АТС в офисе?
  3. Ежу понятно
  4. Своим — бесплатно
  5. Эффективный офис.
  6. Рациональная внешняя связь.
  7. Чужим – недорого

 

Вместо тысячи…сотрудников

Офисная АТС – что же это такое? В недавнем прошлом – громоздкая дорогостоящая аппаратура, благодаря которой распределение внешних и внутренних звонков ведётся в автоматическом режиме. Секретари, операторы, весь персонал фирмы занимаются своими непосредственными обязанностями, снимая трубку лишь тогда, когда звонят именно им.

По принципу действия все АТС для офиса можно разделить на три группы. Это:

  • аналоговые устройства. Они преобразуют голосовой сигнал в электрический и обладают самой низкой стоимостью порта;
  • цифровые АТС. Голосовой сигнал в них оцифровывается и передается в виде пакетов данных, что повышает скорость соединения и производительность линии. Большинство таких АТС используют IP-сети;
  • гибридные станции. Они работают с неоцифрованным голосовым сигналом, как аналоговые устройства, но управляются теми же программами, что и цифровые АТС. Это позволяет подключать к их линиям и обыкновенный, и IP-телефон.

Сегодня виртуальная телефония позволяет организовать облачную АТС, предоставляющую более широкий спектр возможностей при меньших затратах на устройство и поддержание работы станции.

офисная атс что это такое

Для чего нужна АТС в офисе? 

АТС для бизнес-учреждений может обслуживать относительно небольшое (по сравнению в городской станцией) количество номеров, разделяет связь на внешнюю и внутреннюю. Абонентами внутренней связи выступают сотрудники компании, внешней — все прочие пользователи. Самая важная задача такой станции — экономить время работников и финансы собственника бизнеса.

В рамках генеральной задачи АТС выполняет три основные функции:

  • обеспечивает эффективную связь внутри компании;
  • позволяет рационально использовать внешние телефонные линии;
  • дает возможность полностью контролировать систему связи и все сохраненные в ней данные и адаптировать ее под потребности бизнеса, изменяя настройки.

Ежу понятно 

Многие провайдеры предлагают пользователям простые и удобные программы, благодаря которым настроить мини-АТС можно в считанные минуты. Технология позволяет чётко обозначить, кто из сотрудников снимает трубку при поступлении входящего, скажем, на номер отдела маркетинга. Специалист занят? АТС перенаправит звонок следующему в списке.

Преимущества офисной АТС:

  • функция ожидания вызова в автоматическом режиме повторит набор номера и соединит с деловым партнёром сразу, как только освободится телефонная линия;
  • голосовая почта поможет звонящему в случае занятости всех сотрудников;
  • удержание вызова включается, если в данный момент нет свободных трубок, ожидание клиента скрасит приятная музыка;
  • возможность оставлять и принимать сообщения и файлы расширит границы общения;
  • переадресация вызова позволит сохранить свой прежний номер;
  • возможность записывать все входящие и в любой момент изменить настройки;
  • офисной АТС согласно изменившимся требованиям владельца и т. д.

Своим — бесплатно 

Коммуникация между сотрудниками офиса по внутренним номерам бесплатна. Кроме того при использовании IP-телефонии можно объединить в одну сеть представительства компании, находящиеся в разных регионах и даже странах. Консультации с коллегами по телефону и видео-связи с использованием офисной АТС не бьют по кошельку, и не тормозят решение важных для дела вопросов.

Если в интересах дела сотрудник компании отправляется в командировку, располагая кодом линии IP-телефонии, он останется в «своей» сети. На Камчатку, в Бразилию, в ЮАР забросила его судьба в лице начальства  – главное, чтобы под рукой было надёжное интернет-соединение.

Эффективный офис 

Дополнительные функции АТС — это инструмент, который может существенно повысить эффективность сотрудников. Например:

  • конференц-связь. Позволяет организовать присутствие работников одновременно в нескольких местах — что особенно удобно, если филиалы компании значительно удалены друг тот друга. Конференц-связь дает возможность, к примеру, провести экстренное совещание с участием экспертов из всех офисов сразу и при этом избежать затрат на командировки и нарушений рабочего графика;
  • громкая связь (оповещение). Позволяет транслировать важные сообщения сразу на всю территорию предприятия и не тратить время на то, чтобы сделать это путем дозвона или личных сообщений;
  • перехват звонков. Эта функция реализуется в программных АТС и позволяет принять входящий звонок вместо коллеги, которого нет на месте. Причем сделать это можно на своем телефонном аппарате и за своим столом.

Кроме того, через линии АТС могут работать домофон и сигнализация. И вдобавок она позволяет отказаться от дополнительных телефонных аппаратов и проводов, расчищая тем самым пространство офиса и делая его более уютным.

Рациональная внешняя связь 

Использование АТС для офиса позволяет избежать ситуации, в которой сотрудник, пытаясь совершить исходящий звонок, вынужден долго дожидаться своей очереди либо клиент не может дозвониться в офис, потому что линия все время занята. Что может сделать в этом случае телефонная станция?

  • Все сотрудники офиса разделяются в настройках АТС на отдельные группы, и за каждой из них закрепляются внешние линии — одна или несколько. Это позволяет сортировать входящие звонки: по одним линиям идут вызовы в отдел продаж, по другим — в отдел рекламы и прочее. Внутри каждой группы станция распределяет звонки между сотрудниками.
  • АТС равномерно задействует емкости всех линий, поэтому работнику, которому нужно совершить исходящий звонок на внешний номер, не приходится ожидать. Когда он набирает код выхода в город, станция автоматически выделяет ему линию, которая в тот момент свободна.
  • АТС позволяет создать иерархию исходящих звонков в зависимости от производственной необходимости. Например, руководители и ведущие специалисты могут звонить на любые номера, менеджеры по продажам — по стране, прочие сотрудники — только в пределах города.

Чужим — недорого 

Большой перечень дополнительных услуг и возможностей радует сам по себе, ещё приятней, что часть их предоставляется бесплатно. К выбору провайдера, тарифа и опций следует отнестись максимально ответственно, взвесив все «за» и «против».

Виртуальная телефония на порядок дешевле аналоговой, когда речь идёт о звонках по межгороду и за рубеж. Если интересы компании простираются за пределы родного региона, абонент может выбрать номер в коде крупных российских городов или даже в международном коде 83142.

Становится ясно, что лучшее решение для развивающегося бизнеса – офисная АТС. Такой выбор позволит существенно сэкономить время и затраты на связь, а это повлечет за собой оптимизацию бизнеса и  — в конечном итоге — увеличение прибыли.

Теги: #Полезное