ВЫЗОВ НАСТРОЙЩИКА АТС
08.05.2015 4 575 0

Функция Call Transfer для мини-АТС

Виртуальные АТС – один из самых востребованных продуктов на мировом рынке связи и коммуникации. Они удачно сочетают преимущества обычной телефонии и возможности, доступные пользователям IT-услуг.

Основная задача АТС – повышение эффективности общения, предельно точная маршрутизация вызовов ещё на этапе установки связи звонящего с сотрудником компании. Переадресация может быть как автоматической, так и ручной (сall transfer).

Содержание

    1. Зачем нужна переадресация вызовов?
    2. Когда нужен сall transfer?
    3. Как переводить звонок?
    4. О чём важно помнить при настройке функции?

 

Зачем нужна переадресация вызовов?

Продуктивность делового общения во многом зависит от положительного настроя клиента. Попытки дозвониться на постоянно занятый номер могут отбить у потенциального клиента или делового партнёра желание иметь с вами дело. Виртуальная АТС поможет решить проблему пропущенных вызовов, звонков «не туда», экономя при этом время и деньги.

Динамическая маршрутизация позволит распределить входящие вызовы максимально эффективно.

Незнакомый номер будет соединён с первым же освободившимся сотрудником, клиенты же, занесённые в базу данных, будут общаться сразу со своим менеджером.

Кроме того переадресацию звонков можно привязать к голосовому меню, прослушав которое, звонящий выберет интересующее его подразделение или специалиста.

Если по служебной необходимости нужный человек находится вне офиса, в качестве дополнительного номера переадресации может быть указан, к примеру, его сотовый.

Всё это в комплексе – автоматическая переадресация, reward transfer. С её помощью можно заранее «объяснить» мини-АТС, как перевести звонок, обозначив все возможные варианты развития событий.

Алгоритм задан, программа работает. Значит ли это, что вопрос с переадресацией  вызовов решён полностью? Нет, существует ряд ситуаций, в которых без помощи сall transfer (ручной перевод входящих вызовов на другой номер) не обойтись.

Когда нужен call transfer? 

Функция сall transfer может пригодиться, если поступает входящий звонок, а вы:

  • Не можете снять трубку (находитесь в дороге, на совещании, в роуминге, параллельно ведёте беседу по другой линии и т.д.)
  • По определившемуся номеру понимаете, что звонящий более продуктивно пообщается с другим сотрудником (к примеру, на связи постоянный клиент, за которым закреплён личный менеджер).
  • Необходимость перенаправить звонок возникла в ходе беседы, а обременять делового партнёра просьбой записать нужный номер и перезвонить именно туда значит испытывать его терпение и желание прибегнуть к услугам компании.

call transfer

Как переводить звонок? 

Поступил входящий, который нужно перенаправить, что делать дальше? Как переводить звонок, зависит от используемой вами АТС и типа коммуникационного устройства, принявшего вызов.

Софтфон, установленный на ПК или ноутбуке, поможет переадресовать звонок максимально удобно:

  1. На экране, рядом с информацией о попытке дозвониться или о текущей беседе, появится значок «перенаправить/переадресовать/перевести вызов».
  2. Далее будет предложен вариант назначения маршрута: выбор сотрудника из списка или набор номера вручную.
  3. После установки соединения, АТС оповестит об этом звуковым сигналом либо текстовым сообщением на экране (в зависимости от её настройки).

SIP-телефоны имеют специальную кнопку для осуществления сall transfer (flash/transfer). После нажатия нужно ввести номер телефона, на который перенаправляется вызов. Пользуясь таким телефонным аппаратом, следует предварительно уточнить, нужно ли дожидаться, пока адресат ответит. Иногда это необходимо.

Мобильные телефоны с установленным программным обеспечением для IP-телефонии могут действовать по одному из предложенных выше сценариев, в зависимости от модели самого аппарата и характеристик виртуальной АТС.

О чем важно помнить при настройке функции? 

Функция сall transfer способна перевести вызов согласно команде, заданной пользователем, однако для максимальной эффективности её использования важно помнить некоторые общие правила.

  1. Успех деловых переговоров во многом зависит от вежливости, компетентности, стремления помочь клиенту. Даже если первый контакт не завершится заключением сделки, важно, чтобы у звонившего осталось приятное впечатление о вашей компании. Это в разы повышает вероятность того, что он повторно обратится к вашим услугам и рекомендует вас своим знакомым. Лишнее время, потраченное на установку контакта, снижает шансы на продуктивное общение, поэтому
  • Так же, как и при настройке автоматической переадресации, необходимо тщательно продумать, кому и какой вызов нужно переадресовать. Избавьте клиента от необходимости полторы минуты ждать соединения со специалистом, который не может ему помочь.
  • Объясните сотрудникам, что если на очереди несколько звонков, переадресованный – в списке приоритетов.
  • При необходимости перевести звонок в ходе беседы с потенциальным клиентом или деловым партнёром, важно чётко объяснить, чем продиктовано такое решение. Ощущения, что от него просто хотят избавиться, возникнуть не должно.

«Всё ясно, не продолжайте, соединяю с менеджером», — плохое решение, демонстрирующее отсутствие интереса и уважения со стороны принявшего вызов.

«Я вас понял, вопрос актуальный. Да, конечно, мы можем вам помочь. Подобрать оптимальное решение поможет специалист отдела продаж. Сейчас я соединю вас с ним», — более мягкий вариант.

  1. IP-телефония и виртуальная АТС помогают сократить расходы на связь (по сравнению с аналоговым соединением), однако настраивая переадресацию, учтите несколько важных моментов.
  • Тщательно взвесьте, кому необходима возможность переадресовывать звонки. От этого зависит выбор офисного оборудования. SIP-телефон может пригодиться секретарю и начальникам отделов, ведущим специалистам, остальным сотрудникам вполне достаточно возможностей софтфона.
  • Ограничьте возможность исходящих звонков и переадресации входящих на «внешние» номера, это поможет снизить расходы на связь.

Автоматическая и ручная переадресация вызовов – отличный инструмент повышения эффективности делового общения, функциональный и доступный по цене. Пренебрегать им обойдётся гораздо дороже за счёт потери времени и клиентов.

Предлагаем подробнее ознакомиться со всеми функциями переадресации звонков от виртуальной АТС YouMagic.PRO.

Теги: #Полезное