Мини АТС — что это

Однако в больших офисах телефонные линии часто перегружены – и это дополнительные неудобства для компании и ее клиентов. В последнее время в качестве альтернативы отдельной городской линии все чаще используются мини-АТС. Что это такое? Как при помощи подобного устройства оптимизируется работа офиса?

Содержание

1. Мини-АТС: что это за система и каков принцип ее работы?
2. В чем преимущество такой АТС?
3. Мини-АТС: недостатки
4. Максимум возможностей – минимум затрат
5. Как выбрать офисную мини-АТС?

Мини-АТС: что это за система и каков принцип ее работы?

Автоматическая телефонная станция (так расшифровывается аббревиатура) представляет собой сложное электронное устройство, с помощью которого синхронизируются внешняя и внутренняя телефонная связь, автоответчик, модем, компьютер, факс. По сути, это система, работающая независимо от городских линий, поэтому связь с соседним цехом или отделом осуществляется без их участия. Помимо этого, с помощью мини-АТС можно создать локальную компьютерную сеть, и чтобы сделать это, достаточно подключить компьютер к телефону. Ну и, конечно, такие станции обеспечивают выход на городские и междугородние линии.

Виртуальная АТС — это услуга, которую оказывают провайдеры коммуникационных услуг. Суть ее такова: клиент получает в пользование цифровую (IP) телефонную станцию, которая физически размещается у оператора. Она позволяет пользоваться всеми возможностями АТС, доступ к которым осуществляется через сеть Интернет.

В чем преимущество такой АТС?↑

Гибкий и многофункциональный инструмент для оптимизации бизнеса — вот что представляет собой виртуальная АТС. Что это означает на практике?

1. Финансовую выгоду. Поскольку клиент получает услугу, которую обеспечивают серверы провайдера, нет необходимости покупать дорогостоящее оборудование, прокладывать новые телефонные линии, загромождать офис проводкой. Кроме того, отпадает необходимость в должности штатного телефониста, а это — в свою очередь — позволяет снизить издержки на зарплату.
2. Мобильность. Офис, оснащенный виртуальной АТС, можно развернуть в любом помещении и в любой точке мира. Независимо от переездов, номера компании останутся неизменными, а значит, клиенты не потеряют ее из виду. Если у компании несколько офисов, их можно объединить в общую сеть.
3. Простоту развертывания и эксплуатации. Такую АТС можно настроить в течение 10-15 минут.
4. Гибкость. Виртуальная станция легко адаптируется под требования бизнеса. Если число сотрудников увеличивается, к ней добавляют новые линии, меняются настройки в зависимости от насущной необходимости.
5. Автономность. Даже если в офисе будет отключен свет или Интернет, на работе АТС это не отразится, поскольку все оборудование размещено у провайдера.

Мини-АТС: недостатки↑

У виртуальной телефонной станции есть, пожалуй, единственный минус. Поскольку все данные компании хранятся на серверах провайдера, руководство не может их в полной мере контролировать. Такое положение дел может доставить неудобства, потому что ставит компанию в зависимость от тарифов и условий оператора.

Максимум возможностей – минимум затрат ↑

Руководители, предпочитающие «традиционные» способы телефонного общения и категорически отвергающие технологические новинки, на определенных этапах развития компании сталкиваются с рядом трудностей, которые не лучшим образом отражаются на ее росте. Простой пример: фирма лишается важного, перспективного клиента только потому, что тот не может дозвониться в офис. Вряд ли он станет тратить целый день на безуспешные попытки связаться с компанией – ведь в большинстве случаев можно найти достойную альтернативу.

Подобных ситуаций – множество, и, как показывает жизнь, одной «проваленной» сделки для руководителя бывает достаточно, чтобы не задаваться лишний раз вопросами, для чего нужна мини-АТС и необходима ли она вообще. Те же, чья компания уже оборудована автоматической телефонной станцией, уже оценили ее практически безграничные возможности, от которых во многом зависит успешная работа фирмы. В их числе:

• автоматическая переадресация звонков. Ни одно обращение клиента не останется незамеченным: звонок, при занятости вашего менеджера, попросту «перебросится» другому специалисту;
• создание специальных линий для разных ситуаций. К примеру, мини-АТС через IP-протокол в автоматическом режиме туннелирует междугородние звонки;
• организация полноценной системы менеджмента звонков. Сюда входят последовательное переключение в случае необходимости с одного телефона на другой и возможность обрабатывать звонки. Помимо всего, в нерабочее время станция может функционировать в режиме «ночь»;
• возможность контролировать использование сотрудниками телефонов, что особенно важно, когда речь идет о междугородней связи. На основании полученного с помощью станции отчета можно установить ограничения на совершение звонков либо же их длительность с того или иного внутреннего номера. Такая система контроля важна и для бухгалтерии;
• интеграция разных видов связи. Благодаря мини-АТС не составит труда быстро переключиться, например, с городского телефона на IP-телефонию;
• запись всех звонков компании. С одной стороны, это важный пункт для безопасной работы компании, с другой же – возможность повысить профессионализм ее сотрудников. Часто именно на практических примерах проходит обучение операторов;
• шифрование звонков. Эта функция особенно полезна для руководителей, которые желают обеспечить дополнительную защиту внутреннего трафика, а при наличии устройств дополнительного шифрования легко создать приватные каналы между конкретными адресатами;
• экономия на международных звонках. Компании, филиалы которых находятся в других городах и странах, с помощью автоматической станции могут практически бесплатно звонить сотрудникам за тысячи километров.

Как выбрать офисную мини-АТС? ↑

Для начала нужно обозначить спектр функций, которые будет призвана выполнить такая станция. Возьмите на вооружение важные пункты, от совокупности которых будет зависеть тип устройства.

• Какое количество городских линий потребуется подключить на момент установки АТС и в перспективе?
• Сколько внутренних телефонных аппаратов (и с какими функциями) нужно установить в офисе?
• Есть ли необходимость в специфических устройствах: домофонах, удаленном программировании станции, автосекретаре и т.д.?
• Предпочтительнее новое оборудование, либо же возможен вариант б/у?

Независимо от того, для чего нужна мини-АТС, есть практические нюансы, облегчающие выбор. Чтобы вычислить оптимальное количество внешних линий, применяют нехитрый расчет: на 3-5 внутренних абонентов — одна внешняя линия. Однако в этом правиле есть одно исключение. Даже если в вашем офисе работают 2 человека, не нужно брать только одну внешнюю линию — иначе вы не сможете, например, перевести входящий звонок на мобильный телефон.

Внутренние телефонные аппараты обычно распределяют таким образом: секретарю и руководству устанавливают системные цифровые терминалы с клавишами быстрого набора, прочим сотрудникам — более простые модели. С клавишами системных телефонов сопрягают все внутренние и внешние линии, а на их дисплеях можно увидеть имя звонящего и его добавочный номер.

С учетом этих моментов можете выбрать автоматическую телефонную станцию самостоятельно или положиться на профессионализм менеджера, который порекомендует оптимальный вариант для вашего офиса.