Эффективная работа предприятия во многом определяется качеством телефонной связи. От ее функциональности и надежности зависят оперативное решение важных вопросов, а также своевременное устранение внезапно возникших проблем.
Однако в больших офисах телефонные линии часто перегружены – и это дополнительные неудобства для компании и ее клиентов. В последнее время в качестве альтернативы отдельной городской линии все чаще используются мини-АТС. Что это такое? Как при помощи подобного устройства оптимизируется работа офиса?
- Мини-АТС: что это за система и каков принцип ее работы?
- В чем преимущество такой АТС?
- Мини-АТС: недостатки
- Максимум возможностей – минимум затрат
- Как выбрать офисную мини-АТС?
Мини-АТС: что это за система и каков принцип ее работы?
Автоматическая телефонная станция (так расшифровывается аббревиатура) представляет собой сложное электронное устройство, с помощью которого синхронизируются внешняя и внутренняя телефонная связь, автоответчик, модем, компьютер, факс. По сути, это система, работающая независимо от городских линий, поэтому связь с соседним цехом или отделом осуществляется без их участия. Помимо этого, с помощью мини-АТС можно создать локальную компьютерную сеть, и чтобы сделать это, достаточно подключить компьютер к телефону. Ну и, конечно, такие станции обеспечивают выход на городские и междугородние линии.
Виртуальная АТС — это услуга, которую оказывают провайдеры коммуникационных услуг. Суть ее такова: клиент получает в пользование цифровую (IP) телефонную станцию, которая физически размещается у оператора. Она позволяет пользоваться всеми возможностями АТС, доступ к которым осуществляется через сеть Интернет.
В чем преимущество такой АТС?↑
Гибкий и многофункциональный инструмент для оптимизации бизнеса — вот что представляет собой виртуальная АТС. Что это означает на практике?
- Финансовую выгоду. Поскольку клиент получает услугу, которую обеспечивают серверы провайдера, нет необходимости покупать дорогостоящее оборудование, прокладывать новые телефонные линии, загромождать офис проводкой. Кроме того, отпадает необходимость в должности штатного телефониста, а это — в свою очередь — позволяет снизить издержки на зарплату.
- Мобильность. Офис, оснащенный виртуальной АТС, можно развернуть в любом помещении и в любой точке мира. Независимо от переездов, номера компании останутся неизменными, а значит, клиенты не потеряют ее из виду. Если у компании несколько офисов, их можно объединить в общую сеть.
- Простоту развертывания и эксплуатации. Такую АТС можно настроить в течение 10-15 минут.
- Гибкость. Виртуальная станция легко адаптируется под требования бизнеса. Если число сотрудников увеличивается, к ней добавляют новые линии, меняются настройки в зависимости от насущной необходимости.
- Автономность. Даже если в офисе будет отключен свет или Интернет, на работе АТС это не отразится, поскольку все оборудование размещено у провайдера.
Мини-АТС: недостатки↑
У виртуальной телефонной станции есть, пожалуй, единственный минус. Поскольку все данные компании хранятся на серверах провайдера, руководство не может их в полной мере контролировать. Такое положение дел может доставить неудобства, потому что ставит компанию в зависимость от тарифов и условий оператора.
Максимум возможностей – минимум затрат ↑
Руководители, предпочитающие «традиционные» способы телефонного общения и категорически отвергающие технологические новинки, на определенных этапах развития компании сталкиваются с рядом трудностей, которые не лучшим образом отражаются на ее росте. Простой пример: фирма лишается важного, перспективного клиента только потому, что тот не может дозвониться в офис. Вряд ли он станет тратить целый день на безуспешные попытки связаться с компанией – ведь в большинстве случаев можно найти достойную альтернативу.
Подобных ситуаций – множество, и, как показывает жизнь, одной «проваленной» сделки для руководителя бывает достаточно, чтобы не задаваться лишний раз вопросами, для чего нужна мини-АТС и необходима ли она вообще. Те же, чья компания уже оборудована автоматической телефонной станцией, уже оценили ее практически безграничные возможности, от которых во многом зависит успешная работа фирмы. В их числе:
- автоматическая переадресация звонков. Ни одно обращение клиента не останется незамеченным: звонок, при занятости вашего менеджера, попросту «перебросится» другому специалисту;
- создание специальных линий для разных ситуаций. К примеру, мини-АТС через IP-протокол в автоматическом режиме туннелирует междугородние звонки;
- организация полноценной системы менеджмента звонков. Сюда входят последовательное переключение в случае необходимости с одного телефона на другой и возможность обрабатывать звонки. Помимо всего, в нерабочее время станция может функционировать в режиме «ночь»;
- возможность контролировать использование сотрудниками телефонов, что особенно важно, когда речь идет о междугородней связи. На основании полученного с помощью станции отчета можно установить ограничения на совершение звонков либо же их длительность с того или иного внутреннего номера. Такая система контроля важна и для бухгалтерии;
- интеграция разных видов связи. Благодаря мини-АТС не составит труда быстро переключиться, например, с городского телефона на IP-телефонию;
- запись всех звонков компании. С одной стороны, это важный пункт для безопасной работы компании, с другой же – возможность повысить профессионализм ее сотрудников. Часто именно на практических примерах проходит обучение операторов;
- шифрование звонков. Эта функция особенно полезна для руководителей, которые желают обеспечить дополнительную защиту внутреннего трафика, а при наличии устройств дополнительного шифрования легко создать приватные каналы между конкретными адресатами;
- экономия на международных звонках. Компании, филиалы которых находятся в других городах и странах, с помощью автоматической станции могут практически бесплатно звонить сотрудникам за тысячи километров.
Как выбрать офисную мини-АТС? ↑
Для начала нужно обозначить спектр функций, которые будет призвана выполнить такая станция. Возьмите на вооружение важные пункты, от совокупности которых будет зависеть тип устройства.
- Какое количество городских линий потребуется подключить на момент установки АТС и в перспективе?
- Сколько внутренних телефонных аппаратов (и с какими функциями) нужно установить в офисе?
- Есть ли необходимость в специфических устройствах: домофонах, удаленном программировании станции, автосекретаре и т.д.?
- Предпочтительнее новое оборудование, либо же возможен вариант б/у?
Независимо от того, для чего нужна мини-АТС, есть практические нюансы, облегчающие выбор. Чтобы вычислить оптимальное количество внешних линий, применяют нехитрый расчет: на 3-5 внутренних абонентов — одна внешняя линия. Однако в этом правиле есть одно исключение. Даже если в вашем офисе работают 2 человека, не нужно брать только одну внешнюю линию — иначе вы не сможете, например, перевести входящий звонок на мобильный телефон.
Внутренние телефонные аппараты обычно распределяют таким образом: секретарю и руководству устанавливают системные цифровые терминалы с клавишами быстрого набора, прочим сотрудникам — более простые модели. С клавишами системных телефонов сопрягают все внутренние и внешние линии, а на их дисплеях можно увидеть имя звонящего и его добавочный номер.
С учетом этих моментов можете выбрать автоматическую телефонную станцию самостоятельно или положиться на профессионализм менеджера, который порекомендует оптимальный вариант для вашего офиса.