ВЫЗОВ НАСТРОЙЩИКА АТС
17.03.2015 13 593 0

Запись телефонных разговоров: мини-АТС

Запись деловых переговоров — явление распространённое. Практически каждый звонок в крупную компанию начинается с вежливого предупреждения о ведущейся фиксации разговора.

Эта мера позволяет оперировать полной информацией в случае конфликтной ситуации, анализировать объёмы и эффективность общения каждого из сотрудников, обучать остальной персонал на успешных примерах, разбирать ошибки и восстанавливать в памяти важные моменты. Заказать данную опцию стоит и начинающему бизнесмену.

Содержание

  1. Запись телефонных разговоров: тогда и сейчас
  2. Запись включится сама
  3. Для чего записывать телефонные разговоры?
  4. Вариант для бизнеса
  5. Офисная АТС: функциональность и надежность.
  6. Офисная АТС: минусы
  7. АТС-облако: автономность и мобильность
  8. Что говорит закон о записи телефонных переговоров?

Запись телефонных разговоров: тогда и сейчас

Идея фиксировать переговоры возникла не сегодня и не вчера. С середины прошлого века магнитофонная лента использовалась для записи важных разговоров. Позже ей на смену пришла встроенная память автоответчика, спешно включаемый диктофон и специальные программы для ПК и ноутбуков.

Сегодня всё гораздо проще: функция для записи разговора есть практически в каждом мобильном телефоне, и уж конечно эта опция является неотъемлемой частью дополнительных услуг IP-телефонии. В этом виде связи преимущества традиционных технологий и возможности современной вычислительной техники сочетаются наиболее удачно.

Помимо телефонных аппаратов, для записи разговоров используют голосовые модемы, адаптеры и специальные устройства, которые подключают к аналоговым и цифровым линиям.

Запись переговоров включится сама 

Как активируется функция записи телефонного разговора? Безусловная (то есть автоматическая, фиксирующая каждый разговор) запись подключается на сайте компании-провайдера посредством обращения в службу техподдержки либо отсылки специальных смс-команд. В некоторых телефонах есть функция записи переговоров, но разумней всё же подключить услугу. Во-первых, она чаще всего бесплатна. Во-вторых, IP-телефония группирует все входящие в реестр, что значительно облегчает поиск нужной беседы и хранение информации. Эта функция включается сама собой с момента установки соединения.

Существует вариант условной записи переговоров, активируемой владельцем телефона в процессе беседы. Для её использования достаточно нажать кнопку «Запись» (или предусмотренный провайдером аналог) в тот момент, когда нужно.

Для чего записывать телефонные разговоры? 

При помощи такой меры можно выявить:

  • стиль общения сотрудников с клиентами и бизнес-партнерами;
  • ошибки, которые допускаются при обслуживании;
  • работников, которые разглашают коммерческую тайну;
  • наличие угроз в адрес представителей компании;
  • количество рабочего времени, потраченного на личные беседы.

Запись разговоров приравнивается к документальному свидетельству и может стать решающим аргументом в конфликтных ситуациях.

Функция записи разговора

Вариант для бизнеса 

Хороший вариант для офиса мини-АТС с записью разговоров. Наличие телефонной станции само по себе расширяет круг возможностей и оптимизирует расходы на связь. Если при этом Ваша АТС ещё и записывает переговоры на линии, то цены ей нет.

Настройка и использование так же просты, как и в случае с одиночным телефоном, а преимуществ гораздо больше:

  • уверенность в том, что все переговоры на линии записываются и в любой момент могут быть прослушаны, дисциплинирует сотрудников, заставляет более ответственно относиться к своим должностным обязанностям;
  • в случае возникновения конфликта между клиентом и оператором есть возможность ознакомиться с их беседой и сделать выводы;
  • если претензии клиента необоснованны, запись разговора – лучшее тому подтверждение, а в случае судебного разбирательства она становится доказательством;
  • в случае непредвиденной смены сотрудника, работающего с клиентом или группой клиентов постоянно, прослушивание переговоров поможет новому человеку быстрее понять суть происходящего и ключевые моменты общения;
  • успешные переговоры станут образцом для персонала и подспорьем при обучении новичков.

Запись телефонных переговоров с помощью подключения такой функции у компании, предоставляющей услуги связи, — лучший способ повысить эффективность деятельности Вашего бизнеса.

Офисная АТС: функциональность и надежность 

В бизнес-учреждениях используют АТС двух видов: аппаратные (офисные) и виртуальные (облачные). Записывать звонки позволяет любая из них, однако каждый вид обладает своими плюсами и недостатками.

Аппаратная станция (чаще всего цифровая) размещается непосредственно в офисе абонента. Ее работа не зависит от скорости и наличия интернет-соединения. Большим плюсом офисной телефонной станции является ее надежность и масштабируемость. Она изначально рассчитана на значительные нагрузки, а проводить ее апгрейд можно несколько раз по мере необходимости, развернув в конце концов на базе АТС небольшой call-центр. Такое решение оценят компании со средним темпом развития, успех деятельности которых зависит от количества обработанных входящих звонков: справочные службы, техподдержки, контакт-центры, службы доставки.

Поскольку офисная телефонная станция разворачивается на территории пользователя, собственник бизнеса имеет возможность полностью контролировать все зафиксированные ею данные и в любой момент времени иметь к ним доступ.

Большинство моделей аппаратных АТС имеют широкий функционал. Помимо функции записи разговоров, они позволяют использовать переадресацию, задействовать определитель номера, автоматический набор, дозвон и прочее.

Офисная АТС: минусы

Аппаратная АТС — затратный проект. Чтобы ее развернуть, нужно закупить оборудование, чтобы модернизировать — тоже. Еще одна статья расходов — зарплата телефонисту, который будет настраивать и обслуживать мини-станцию. Кроме того, габаритные АТС:

  • загромождают офис и делают его неуютным;
  • затрудняют перемещения офиса. В случае переезда телефонную станцию необходимо сначала перевезти, затем заново установить и настроить.

АТС-облако: автономность и мобильность

Выбирая виртуальную телефонную станцию, пользователь приобретает только пакет услуг, а само оборудование размещается у провайдера. Это снижает затраты по коммутации и обслуживанию станции, а также устраняет необходимость заниматься ее апгрейдом: все эти задачи решает оператор.

Облачная АТС без проблем переезжает вместе с офисом, причем номер телефона, закрепленный за компанией, остается неизменным. Отсутствие электроэнергии и соединения с Интернетом никак не отражается на ее работе, ведь оборудование находится на другой территории.

Однако следует учесть, что качество связи виртуальной АТС полностью зависит от скорости соединения с Интернетом. Поскольку все данные, накопленные ею, хранятся на серверах провайдера, к ним невозможно получить доступ сразу, как только это потребуется. К тому же наиболее простые модели облачных мини-АТС обладают узким функционалом, и запись разговоров в них предусмотрена не всегда.

Как подключить бесплатный номер 8 800

Что говорит закон о записи телефонных переговоров?

Вопрос о том, законна ли запись телефонных разговоров, время от времени начинает подробно обсуждаться общественностью. Согласно Конституции РФ, каждый имеет право на то, чтобы хранить в тайне личную информацию, и наказание за нарушение этой тайны третьими лицами предусмотрено в УК РФ. Однако нужно учесть несколько существенных моментов:

  • бизнес-информация не является личной, а значит, коммерческие звонки не подпадают под определение, данное в Конституции. Все служебные сведения — собственность компании, и потому их можно документировать любыми способами на усмотрение собственника;
  • наказание определено для третьих лиц, которые записывают разговоры без ведома и согласия собеседников. Но офисная мини-АТС записывает разговоры между сотрудниками того же офиса и клиентами, то есть не является третьей стороной. А для участников диалога собственный разговор — не тайна.
Теги: #Полезное